Servicebyrå
Med servicebyrå menas ett företag som hjälper andra företag och organisationer att bl.a. sända och hämta betalningsfiler, vanligtvis då som en del av andra ekonomi- eller administrationstjänster. Lösningarna kan också vara lämpliga för en organisation som hanterar ekonomi och administration i t.ex. en företagskoncern.
Vanligtvis finns det en rad behov hos en servicebyrå som skiljer sig från behoven på betalningsfilkommunikation i ett vanligt företag. I ett vanligt företag sänder man kanske en eller möjligvis några betalningsfiler om dagen. Hos en servicebyrå kan det vara hundratals filer varje dag. I ett vanligt företag är det vanligtvis några få personer som arbetar med att bl.a. sända och hämta filer och då vanligtvis en åt gången. Hos en servicebyrå kanske man är 50 eller 100 användare - som alla skall kunna arbeta samtidigt! I ett vanligt företag har ofta den som sänder filen rätt att utanordna filen, hos en servicebyrå vill man ofta att flera personer i förening skall utanordna filen, eller kanske rent av en representat hos företaget man skickar filer för. Det är, minst sagt, andra krav som ställs på lösningen för att sända och hämta filer.
Safelink Corporate Plus och Safelink Corporare - verktyg som klarar kraven
Safelink Corporate Plus är en variant av Safelink Corporate som särskilt servicebyråanpassats vid användning av BankgiroLink. Med Safelink Corporate Plus kan man använda de funktioner i BankiroLink som särskilt utvecklats av Bankgirot. Via ett s.k. servicebyrånummer kan man sända filer, t.ex. LB-filer från flera avsändande bankgironummer som hör till kunder i flera olika banker. Safelink Corporate Plus kan "slå ihop" flera filer till en störra fil, så att användaren på servicebyrån bara behöver skicka en fil, istället för många.
Det som beskrivs nedan gäller för både Safelink Corporate och Safelink Corporate Plus.
Vilka banker kan man kommunicera filer med?
Safelink Corporate är en programvara som, beroende av licens, kan användas för att kommunicera betalningsfiler med dels Bankgirot (genom BankgiroLink) och dels med Danske Bank. Då de flesta bankerna ingår i Bankgirot och arbetar med BankgiroLink som kommunikationssätt, kan de flesta av servicebyråns klientföretag få som filkommunikation genom Safelink Corporate.
Att Safelink Corporate även har stöd för Danske Bank, innebär att klientföretag som vill ha sin filkommunikation direkt till banken kan få det, och servicebyrån kan sköta även den i samma verktyg.
Många samtidiga användare
Safelink Corporate har stöd för flera samtidiga användare, vilket innebär att olika användare satmtidigt kan sända och hämta betalningsfiler - och att all konfiguration och ligger i en och samma databas.
Utanordning av flera personer - på servicebyrån eller av personer hos klientföretaget
Betalningsfiler måste utanordnas (bemyndigas eller attesteras) innan betalningarna i filen kan effektueras. Förfarandet skiljer sig lite beroende på om man kommunicerar filer direkt till Bankgirot (via BankgiroLink) eller om man kommunicerar direkt med Danske Bank. Oavsett vilket så är det underkastat avtalet mellan klientföretaget och dennes bank, d.v.s. av vem och hur många personer i förening som krävs styrs av avtalet mellan klientföretaget och deras bank. För servicebyrån handlar det om att bygga en rationell lösning för att utföra arbetet.
BankgiroLink:
Safelink Corporate arbetar regelstyrt efter hur avtalet ser ut mellan banken, klienten och servicebyrån.
Om man arbetar med servicebyrånummer på Bankgirot, så styrs Safelink Corporate efter hur avtalstrukturen ser ut för servicebyrån, vilket i sin tur sitter ihop med klienten avtal med banken. De personer på servicebyrån som enligt avtalet skall kunna sända filer på servicebyrånumret, får automatiskt i Safelink möjlighet att sända filer för klienternas räkning på servicebyrånumret.
Filen som sänds in kommer nu att bearbetas av Bankgirot, och med automatik överförs de till klienten eget kundummer. Nu kan användarna hos klienten attestera sin betalningsfil.
Man kan även arbeta direkt med klientens kundnummer. Då måste användaren på servicebyrån ligga med i klientens avtal. Användaren som sänder filen med Safelink Corporate kan, om avtalet tillåter, skicka filen med en första signatur. Om avtalet tillåter, så är filen nu färdigsignerad och utanordnad. Om någon mer skall utanordna filen, så framgår det tydligt i programmet. Om det är någon mer person på servicebyrån som skall utanordna, så går det bra nu. Då kommer denne direkt att se all historik kring filen, och givetvis kan denne även se innehållet i filen.
Om det är en person hos klientföretaget, så går denne nu in i sitt Safelink Corporate installerat på hans/hennes dator och uppdaterar. Den ännu ej färdigattesterade filen syns, och attestanten kan snabbt se innehållet i filen, vem som laddat upp filen och vem som tidigare attesterat filen - för att tryggt kunna sätta på sin signatur. Filen är därefter klar och betalningarna kan effektueras.
Danske Bank:
Användaren sänder filen med Safelink Corporate. Klientföretagets avtal med banken styr om betalningarna i filen direkt skall utföras, eller om det krävs att någon eller några personligen skall beyndiga filen först. Om så, så ligger filen i Danske Banks internetbank (Business OnLine) i vänta på attest. När rätt personer och rätt antal personer loggat in i Business OnLine och bemyndigat filen utförs betalningarna.
Fungerar utmärkt i terminalmiljöer
Många servicebyråer använder olika typer av terminalmiljöer, t.ex. Citrix eller VM Ware. Safelink Corporate fungerar utmärkt i dessa miljöer, p.g.a. de tekniker programvaran bygger på med t.ex. MS SQL Server som databashanterare.
Vissa servicebyråer erbjuder även utanordning i Safelink Corporate som en tjänst till sina klientföretag. Då kan de personer på klientföretaget som skall utanordna göra så, utan att de behöver ha Safelink Corporate installerat på sin egen dator. Detta minskar tröskeln för attest av klientföretaget, vilket i sin tur ökar den interna kontrollen och förenklar klientföretagets avtal med banken.
Säker hantering och insynsskyddad hantering av betalningsfiler
Fler och fler företag och myndigheter åläggs av t.ex. revisorer eller tillsynsmyndighet att säkerställa att hela kedjan i hanteringen av betalningsfiler är insynsskyddad och förändringsskyddad - det skall inte finnas utrymme för någon att förändra innehållet i en betalningsfil efter att den skapats av t.ex. affärssystemet. Statliga myndigheter har t.ex. arbetat så sedan tiotalet år under ett regelverk från RGK.
Safelink Corporate arbetar givetvis efter bankens/Bankgirots säkerhetsstandard i kommunikationen mellan servicebyrån och banken/Bankgirot. Vill man i tillägg till detta skydda filerna även i den lokala miljön kan lösningen kompletteras med Safepax Giro, vilket är en programvara som krypterar filerna direkt när de skapas. Då ligger filerna insyns- och förändringsskyddade från det att de skapas, tills de sänds iväg med bankens säkerhetsstandard.
Det innebär Inget merarbete för användaren som sänder filen - enbart trygghet i att den fil som signeras och sänds faktiskt är den fil som systemet skapade.
Produkter som lösningen bygger på
- Safelink Corporate BankgiroLink
- Safelink Corporate Danske Bank
- Safepax Giro
